giovedì 22 settembre 2011

Come si crea un DATABASE in EXCEL - Costruzione base




Il programma tipico per creare dei database è sicuramente ACCES, ma non tutti sanno che è possibile creare anche in EXCEL un DATABASE.

Chiaramente ACCESS è uno strumento più potente , ma EXCEL ha una facilità di costruzione interessante.

I DATABASE ci occorrono quando abbiamo la necessità di archiviare un quantitativo notevole di dati ( anche migliaia di righe ) , in una tabella e proprio per la numerosità delle informazioni è molto difficile fare una consultazione diretta o un'analisi, ma occorre un DATABASE vero e proprio .

Si possono anche utilizzare le tabelle PIVOT , ( vedi Come creare una tabella Pivot  ), ma non sempre ci restituiscono i dati come vogliamo noi.

Innazzitutto partiamo da una tabella di esempio , alla quale possiamo applicare i filtri per fare interrogazioni
( vedi Come si utilizzano i filtri )

 Oppure possiamo bloccare i riquadri per scorrere i dati lasciando in alto i titoli ,
( vedi Come bloccare i riquadri di una tabella ) .



Ma se questi strumenti non ci forniscono i dati, o le analisi o i report come vogliamo noi, possiamo costruirne uno a nostro piacimento.

Per poterlo fare dobbiamo sapere cosa vogliamo ottenere, e avere piena conoscenza e dimestichezza dell'utilizzo delle funzioni e le formule di EXCEL .

La prima cosa da fare è quella di aggiungere un'altro foglio di lavoro ( a meno chè non sia già presente ), quindi basta cliccare sul comando o fare inserisci foglio.


Quindi rinominiamo questo nuovo foglio come "Estrazione dati", e scriviamo i dati che vogliamo estrarre e il criterio che intendiamo utilizzare.
In questo caso come spesso capita il criterio è la data di registrazione , quindi abbiamo impostato il foglio di estrazione dati con l'indicazione di due caselle dove inserire il range di date che vogliamo estrarre ( dal - al ), e una casella "Importo" sotto la quale vogliamo ottenere la somma degli importi relativi alle date selezionate.


Adesso torniamo al foglio principale, dove possiamo scrivere una formula "IF(AND" , la quale ci consente di utilizzare una doppia condizione, e cioè è come se scrivessimo guarda la data della colonna"C" e vedi se è maggiore della data scritta nella casella "C9" del foglio "Estrazione dati", guarda anche se la stessa data della colonna "C" è minore di quella scritta nella casella "D9" sempre del foglio "Estrazione dati" , ( quindi se è compresa tra quelle due date ) , se rispetta queste due condizioni allora scrivi in questa casella l'importo corrispondente.

La formula in questo caso si scrive così :
IF(AND(C7>='Estrazione dati'!$C$9;'Data base'!C7<='Estrazione dati'!$D$9);
('Data base'!G7);("0"))
I riferimenti alle due caselle del foglio "Estrazione dati" sono bloccati con
il dollaro, in quando devono rimanere bloccati per consentire di copiare la
formula in basso.
In questo modo se la data della colonna "C" è compresa tra le due del foglio
riepilogo, la formula scrive l'importo corrispondente, altrimenti non lo scrive.



In questo modo abbiamo sulla colonna "I" tutti i dati che rispecchiano la condizione, cioè le date che vogliamo interrogare, quindi basta andare nella casella "C13" ( gialla ) e scrivere una formula somma che addizioni tutti i dati della colonna "I", per ottenere il risultato che vogliamo .
A questo punto l'estrazione dal nostro database è attiva e funzionante, quindi basta scrivere delle date diverse che il risultato della casella gialla cambia all'istante
Se andiamo a vedere cosa succede nel foglio "Data base" vediamo che nella colonna "I" la situazione è cambiata, cioè ci sono altre date che rientrano nel range da noi scelto, e per questo la somma degli "Importi" è cambiata .

Questo è un primo passo nella costruzione di un Database, dopodichè si può procedere ad un ulteriore personalizzazione del file e del modo di estrarre i dati, ma questo lo vedremo in un prossimo post per non rendere la pubblicazione troppo lunga .


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5 commenti:

Anonimo ha detto...

Ciao, stavo provando a fare la tua stessa interrogazione, ma mi da errore; innanzitutto è poco chiara come vine scritta la formula, nel senso nel foglio dei dati, prima della formula devo inserire un uguale??e poi vado a selezionare le celle nella scheda estrazioni??
considera che sono un utente inesperto,
grazie.
giacomo

La voliera senza sbarre ha detto...

si esatto, le formule iniziano sempre con un "=", ti consiglio di provare con quelle più semplici, in modo da prendere confidenza con la loro composizione.
Ti suggerisco di vedere i post dove spigo come si costruiscono le formule, ti sarà sicuramente d'aiuto per poi passare alla costruzione del database con excel.
Grazie per la visita.

maurohelga ha detto...

questa guida è fatta bene

grazie

Anonimo ha detto...

Sono l'imbranato di turno e cerco spiegazioni che mi aiutino a capire come utilizzare Excel unitamente a Word o ad una tabella di Database. Ho abbozzato un programma in Excell che mi permette di elaborare il prezzo del soggiorno richiesto in automatico per 10 anni. Il primo foglio che contiene svariati campi, trasferisce alcune informazioni al secondo foglio del programma e riceve da quest'ultimo il prezzo. Vorrei però poter numerare in automatico come in una tabella, le varie proposte fatte alla clientela. Ammesso sia possibile, vorrei sapere se i campi dell'uno o altro sistema che mi consiglierete, possono relazionare con le formule appropriate come già faccio con Excel? Grazie, GL - Iscrivermi?!? lo farò in seguito!

La voliera senza sbarre ha detto...

Le informazioni che mi hai dati mi danno un'idea, ma per poter trovare una soluzione dovrei vedere il file o meglio una sua piccola simulazione, se me lo mandi all'email giampilor@libero.it proverò ad aiutarti.