Chiaramente ACCESS è uno strumento più potente , ma EXCEL ha una facilità di costruzione interessante.
I DATABASE ci occorrono quando abbiamo la necessità di archiviare un quantitativo notevole di dati ( anche migliaia di righe ) , in una tabella e proprio per la numerosità delle informazioni è molto difficile fare una consultazione diretta o un'analisi, ma occorre un DATABASE vero e proprio .
Si possono anche utilizzare le tabelle PIVOT , ( vedi Come creare una tabella Pivot ), ma non sempre ci restituiscono i dati come vogliamo noi.
Innazzitutto partiamo da una tabella di esempio , alla quale possiamo applicare i filtri per fare interrogazioni
( vedi Come si utilizzano i filtri )
( vedi Come bloccare i riquadri di una tabella ) .
Ma se questi strumenti non ci forniscono i dati, o le analisi o i report come vogliamo noi, possiamo costruirne uno a nostro piacimento.
Per poterlo fare dobbiamo sapere cosa vogliamo ottenere, e avere piena conoscenza e dimestichezza dell'utilizzo delle funzioni e le formule di EXCEL .
La prima cosa da fare è quella di aggiungere un'altro foglio di lavoro ( a meno chè non sia già presente ), quindi basta cliccare sul comando o fare inserisci foglio.
Quindi rinominiamo questo nuovo foglio come "Estrazione dati", e scriviamo i dati che vogliamo estrarre e il criterio che intendiamo utilizzare.
In questo caso come spesso capita il criterio è la data di registrazione , quindi abbiamo impostato il foglio di estrazione dati con l'indicazione di due caselle dove inserire il range di date che vogliamo estrarre ( dal - al ), e una casella "Importo" sotto la quale vogliamo ottenere la somma degli importi relativi alle date selezionate.
Adesso torniamo al foglio principale, dove possiamo scrivere una formula "IF(AND" , la quale ci consente di utilizzare una doppia condizione, e cioè è come se scrivessimo guarda la data della colonna"C" e vedi se è maggiore della data scritta nella casella "C9" del foglio "Estrazione dati", guarda anche se la stessa data della colonna "C" è minore di quella scritta nella casella "D9" sempre del foglio "Estrazione dati" , ( quindi se è compresa tra quelle due date ) , se rispetta queste due condizioni allora scrivi in questa casella l'importo corrispondente.
La formula in questo caso si scrive così :
| IF(AND(C7>='Estrazione dati'!$C$9;'Data base'!C7<='Estrazione dati'!$D$9); ('Data base'!G7);("0")) I riferimenti alle due caselle del foglio "Estrazione dati" sono bloccati con il dollaro, in quando devono rimanere bloccati per consentire di copiare la formula in basso. In questo modo se la data della colonna "C" è compresa tra le due del foglio riepilogo, la formula scrive l'importo corrispondente, altrimenti non lo scrive. |
In questo modo abbiamo sulla colonna "I" tutti i dati che rispecchiano la condizione, cioè le date che vogliamo interrogare, quindi basta andare nella casella "C13" ( gialla ) e scrivere una formula somma che addizioni tutti i dati della colonna "I", per ottenere il risultato che vogliamo .
A questo punto l'estrazione dal nostro database è attiva e funzionante, quindi basta scrivere delle date diverse che il risultato della casella gialla cambia all'istante
Se andiamo a vedere cosa succede nel foglio "Data base" vediamo che nella colonna "I" la situazione è cambiata, cioè ci sono altre date che rientrano nel range da noi scelto, e per questo la somma degli "Importi" è cambiata .
Questo è un primo passo nella costruzione di un Database, dopodichè si può procedere ad un ulteriore personalizzazione del file e del modo di estrarre i dati, ma questo lo vedremo in un prossimo post per non rendere la pubblicazione troppo lunga .
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