In EXCEL si possono gestire e calcolare le ore lavorate, in EXCEL si possono convertire le ore lavorate in numeri .
Esistono vari metodi per convertire o gestire le ore lavorate o le presenze al lavoro in EXCEL .
In EXCEL si possono scrivere le ore direttamente nelle caselle formattandole con il formato ore h.mm .
Ma possiamo gestire le ore lavorate anche senza formattare le celle come ore, ma lasciandole cosi come sono , però utilizzando "Convalida dati" da un "Elenco", ecco come :
1) Ecco una classica tabella di presenza al lavoro con l'orario di Entrata e di Uscita e il conseguente calcolo delle ore lavorate, dove le ore e i minuti sono scritti normalmente come numeri, ma in caselle separate.
Quelle azzurre sono le caselle delle ore, quelle verdi sono le caselle dei minuti.
2) Per essere sicuri di scrivere sempre le ore e i minuti in modo corretto , utilizziamo dalla scheda "Dati" il comando "Convalida dati" da "Elenco" . E facciamo come riferimento un elenco ( colonna "M" ) , dove abbiamo scritto i numeri da 1 a 24 ( cioe le ore che è possibile scrivere ).
3) La stessa cosa facciamo con i minuti "Dati" - "Convalida dati" - "Elenco" e scegliamo l'elenco che abbiamo preddisposto da 1 a 59 ( cioè tutti i minuti possibili che possiamo scrivere ), colonna "N" .
4) Adesso sia nelle celle dove sono i minuti e le ore , se ci clicchiamo dentro appare un comando a freccia, che stà a significare che esiste una convalida dati per quella cella, e che possiamo scegliere dall'elenco che appare a scascata un numero , oppure possiamo anche scriverlo direttamente .
5) Ecco l'elenco a caduta che presenta in questo caso tutti i minuti che possiamo selezionare, o scrivere direttamente .
6) Adesso che abbiamo trovato il modo di come scrivere l'ora di Entrata e di Uscita, dobbiamo fare il calcolo delle ore lavorate.
Quindi possiamo utilizzare la formula =(F6-C6)+((G6-D6)/60)) , cioè sottrarre l'ora di entrata all'ora di uscita e aggiungere i minuti lavorati oltre l'ora di uscita , meno quelli non lavorati dopo l'ora di entrata ( diviso 60 in modo da fare diventare i minuti frazioni di ora ) , ed ottenere quindi quante ore sono state lavorate .
7) Questa formula funziona benissimo se l'orario di entrata e di uscita sono entrambi all'interno delle 24 ore, il problema sorge se il lavoro inizia verso la fine delle 24 ore e termina il giorno succesivo nelle prime ore del giorno, esempio entrata alle 22 e uscita alle 5.30 .
La formula produce in questo caso un risultato sballato ( -16,50 ) e inutilizzabile, quindi dobbiamo fare una modifica e aggiungere un'altro pezzo .
8) In buona sostanza utilizziamo la funzione SE, cioè se l'ora di entrata è maggiore di quella d'uscita, vuol dire che il turno di lavoro è a cavallo tra due giorni, quindi facciamo sottrarre a 24 l'ora di entrata in modo da ottenere quante ore vengono lavorate alla fine del primo giorno, poi aggiungiamo le ore lavorate del secondo giorno , più i minuti ( sempre divisi 60 per ottenere la frazione di ora lavorata ) .
Quindi la formula diventa =SE(C6>F6;24-C6+(F6)+(G6/60)-(D6/60);(F6-C6)+((G6-D6)/60))
9) Adesso il risultato è corretto , e la formula funziona sia con orari a cavallo tra due giorni o con orari giornaliere all'interno delle 24 ore del primo giorno .
Questo metodo di rilevamento presenze o orario di lavoro può essere utilizzato sotto forma di scheda personale, quindi è possibile crearne una ogni mese per ogni dipendente, e ottenere rapidamente il calcolo delle ore lavorate settimanalmente e poi mensilmente .
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