Come fare una pianificazione turni dipendenti con EXCEL

EXCEL Altre 10 cose che 

devi conoscere del foglio elettronico                             

EXCEL Le 10 cose che devi 

conoscere del foglio elettronico

In EXCEL è possibile fare una pianificazione orari dipendenti.

Per fare una schedulazione o un piano degli orari dipendenti settimanale con EXCEL, procedere come segue :

1) Predisporre una tabella dove ci siano le colonne per indicare il NOME, REPARTO, ORARIO.

2) Creare tre tabelle dove indicare l'elenco dei nomi dei dipendenti, gli orari e i reparti interessati.

Ma anziché scrivere semplicemente nelle caselle utilizzare CONVALIDA DATI, in modo che successivamente possiamo selezionare da un elenco a tendina il NOME, L'ORARIO e il REPARTO.

Vedi QUI come utilizzare il comando CONVALIDA DATI.

Quindi per i nomi determiniamo il primo elenco da utilizzare con CONVALIDA DATI.

3) Facciamo la convalida dati anche per i reparti.

4) Convalidiamo i dati anche per gli orari.

5) Copiamo le caselle con la convalida anche sulle celle sotto .

A questo punto ogni cella è predisposta con il comando di scelta e possiamo selezionare i NOMI e abbinare iL REPARTO e l'ORARIO .

Nelle tabelline di origine della CONVALIDA DATI,  conviene includere sempre qualche cella vuota in più, in modo che se dobbiamo ad esempio aggiungere un nuovo orario, sarà sufficiente scriverlo sotto gli altri presenti nella tabella per trovarcelo incluso gia nell'elenco del comado della cella, senza dover modificare la selezione della CONVALIDA DATI.

Questo come al solito è solo un esempio, l'importante è aver compreso il principio, se la nostra pianificazione deve essere fatta per molti dipendenti potremmo ad esempio applicare questo metodo per una pianificazione giornaliera anzichè settimanale, quindi stamperemo un foglio degli orari di lavoro ogni giorno.

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Come inserire in EXCEL dei semafori a delle celle in base al valore

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In EXCEL è possibile far comparire dei simboli come un semaforo in base al contenuto numerico della cella rapportato a dei parametri da noi stabiliti.

Capita di avere la necessita di evidenziare in EXCEL con i classici colori Rosso, Giallo e Verde un numero contenuto in una cella.

Per applicare dei semafori ad una cella procedere come segue :

1) Abbiamo una tabella con dei risultati numerici

2) Applichiamo subito a questa tabella tramite il comando FORMATTAZIONE CONDIZIONALE , le icone dei semafori.

3) Il sistema utilizza dei parametri automatici, ma noi vogliamo definire una regola che venga utilizzata per decidere i colori da mettere in evidenza a seconda del numero scritto nella cella, quindi clicchiamo su GESTISCI REGOLE.

4) Clicchiamo su MODIFICA REGOLA.

5)Corregiamo dove c'è indicato percentuale con numeri, in modo da avere come riferimento i numeri scritti nella cella.

6) Indichiamo i nostri parametri, ad esempio se maggiore di 250 deve essere verde, tra 100 e 250 sarà giallo e inferiore a 100 rosso.

Per fare questo abbiamo scritto 250 e 100 come range centrale ( giallo ), sopra questo parametro sara previsto il verde, sotto il rosso.

7) Copiamo la formattazione alle caselle sotto e questo è il risultato, a seconda della cifra scritta e in base al parametro da noi scelto ( tra 100 e 250 giallo, sopra verde sotto rosso ).

Questo è un buon modo per avere subito un impatto visivo che ci fà capire al volo se il risultato rispetta o meno i parametri da noi impostati.

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Quali sono le festività 2017 - come gestire con EXCEL le festività del 2017

E possibile sfruttare EXCEL per gestire e controllare le festività dell'anno 2017

Le festività nazionali Italiane al momento sono 10, si tratta di quei giorni di festa aggiuntivi al sabato e la domenica.

Il trattamento di tali giorni però è diverso a seconda se ricorrono in un giorno infrasettimanale o di sabato o di domenica.

Se ricorrono in un giorno infrasettimanale, ad esempio il 02/06/2014 è un lunedi, viene considerata una festa a tutti gli effetti e i lavoratori stanno a casa.

Se ricorrono di sabato è una festa solo per i lavoratori che lavorano anche il sabato, altrimenti è praticamente persa, in quanto si accavalla con il sabato.

Se la festa invece cade di domenica, ci sono due possibilità, o viene retribuita come un giorno lavorativo aggiuntivo oppure viene aggiunto un giorno di ferie o rol .

Quindi considerando quanto premesso sopra è importante capire di anno in anno come capiteranno le festività nell'arco della settimana, in modo da poter fare un piano ferie e capire se avremo delle giornate pagate in più o dei giorni di ferie/rol in più.

Per capire come cadranno le nostre festività possiamo scrivere in EXCEL le 10 festività previste dai contratti nazionali, che sono :

mercoledì 01/01/2017

lunedì 06/01/2017

venerdì 25/04/2017

giovedì 01/05/2017

lunedì 02/06/2017

venerdì 15/08/2017

sabato 01/11/2017

lunedì 08/12/2017

giovedì 25/12/2017

venerdì 26/12/2017

a queste va aggiunto il giorno del santo patrono della città dove si lavora e il lunedi successivo alla pasqua ( pasquetta ).

Le videate sottostanti si riferiscono ad un anno del passato, basta applicare la stessa logica all'anno che ci interessa per ottenere le festività che ci interessano.

1) A questo punto scriviamo in EXCEL le 10 festività di cui sopra e le formattiamo come DATA.

2) Clicchiamo con il tasto destro e scegliamo formato celle.

3) Modifichiamo la formattazione data, sostanzialmente aggiungiamo gggg davanti alla formattazione data classica, in modo da far apparire il giorno della settimana a cui si riferisce quella data , ad esempio mercoledi.

4) Quindi adesso la nostra data mette in evidenza anche il giorno della settimana ( mercoledi ).

 5) Applichiamo la formattazione a tutte le 10 date delle festività.

In questo modo abbiamo un quadro generale di come si collocheranno le festività durante l'anno.

L'anno prossimo bastera riscrivere le stesse date, cambiando pero l'anno , per avere di nuovo una visione delle festività dell'anno.

Chiaramente questo è un esempio generale utilizzabile un po per tutti, ma in realta occorre sempre fare riferimento al proprio contratto di lavoro di categoria, e alle abitudini aziendali di trattare alcune situazioni, come ad esempio le festività cadenti di domenica.

Come fare un calendario 2017 perpetuo con EXCEL

QUI TROVI L'EBOOK

In EXCEL è possibile fare un calendario perpetuo che si aggiorna automaticamente di anno in anno.

L'esempio sottostante si riferisce ad anni precedenti, ma basta applicare la stessa logica all'anno in corso per ottenere il calendario che ci occorre.

Per fare un calendario perpetuo con EXCEL che si possa aggiornare automaticamente, procedere come segue :

1) Preparare una tabella esattamente come sotto, utilizzando le stesse celle come vedete nella figura .

2) Inserire un comando a frecce ( vedi QUI come fare ),  che ci faccia scegliere i mesi da 1 a 12 .

3) Inserire un comando a frecce ( vedi QUI come fare ), che ci faccia scegliere l'anno, dal 1900 al 3000 ad esempio.
Per l'intestazione del mese utilizzare la formula =DATA(E4;C4;1), in modo che quando cambiamo il mese e l'anno, automaticamente si aggiorna l'intestazione del mese.

Scegliere formato data personalizzato ( mmmm aaaa ), in modo da far vedere solo il mese e l'anno della data ( vedi formattazione data QUI )

4) Adesso dobbiamo fare in modo di determinare il 1° del mese che ci interessa a quale giorno della settimana corrisponde, quindi nella prima casella del calendario scriviamo la formula

 SE(GIORNO.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2)=C$7;1;""), la quale appunto determina con la funzione DATA() la nostra data di riferimento indicando il 1° giorno di quel mese e con la funzione GIORNO.SETTIMANA() ci dice se è un mercoledi come ad esempio nel caso di febbraio 2012 e quindi è il 3° giorno della settimana, con la funzione SE(), diciamo che se il giorno della settimana della data in questione corrisponde al numero della settimana indicato sopra, lo scrive altrimenti no.

In ogni caso potete copiare direttamente la formula e scriverla nella prima cella del calendario.

5) Per la seconda cella del calendario dobbiamo invece usare la formula  =SE(MAX($C$9:C9)>0;MAX($C$9:C9)+1;SE(GIORNO.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2)=D$7;1;"")), che vale anche per le altre celle della riga, fino alla domenica, ( potete copiarla e incollarla direttamente ).

E' simile alla prima formula, ma tiene condo della progressione che ci deve essere se alla sinistra è già stato individuato il 1° giorno del mese.

6)Per le righe sotto relative alle settimane 7-8-9 , invece basta scrivere delle formule che facciano riferimento alla cella precedente +1.

7) Continuare a scrivere formule che fanno riferimento alla cella precedente +1.

8) Per le ultime righe del calendario, invece occorre fare attenzione per far calcolare esattamente l'ultimo giorno del mese dopodichè non bisogna più scrivere nulla, e come sappiamo in questa riga c'è molta variabilità anche in considerazioni degli  anni bisestili .
Quindi utilizzare la formula 

=SE(I12 < GIORNO(FINE.MESE(DATA(E4;C4;1);0));I12+1;"")  cosi come scritta sotto, copiarla anche nella prima cella sotto corrispondente alla settimana 11.

9) La formula da usare per le altre celle a partire dal martedi è  come quella scritta sotto , 

=SE(C13 < GIORNO(FINE.MESE(DATA($E$4;$C$4;1);0));C13+1;""), da applicare anche per le celle della riga sotto corrispondente alla settimana 11 , sempre a partire dal martedi fino alla domenica.

10) Per determinare il numero della settimana corrispondente utilizzare la formula  =NUM.SETTIMANA(DATA($E$4;$C$4;1);2) che puntando sulla nostra scelta fatta con le freccette ci dice il primo di quel mese e di quell'anno a quale settimana corrisponde.

Per le settimane sotto basta fare riferimento alla cella sopra +1.

11) A questo punto possiamo giocare con le frecce e scegliere un mese e un anno a piacimento per ottenere sempre il calendario del mese di riferimento.

Per fare il vostro calendario potete copiare direttamente le formule che ho indicato sopra, l'importante è che lo abbiate costruito esattamente come nell'esempio .

Vedi anche:

Come fare un calendario personale

Un'altro modo per fare un calendario

Come determinare con EXCEL una data a quale giorno dell'anno corrisponde

Per determinare con EXCEL, una data a quale giorno dell'anno corrisponde, procedere come segue :

1) Scrivere in una cella (gialla) , l'ultima data dell'anno precedente , in questo caso 31/12/2013 , e in una cella ( verde ) la data che vogliamo analizzare, in questo caso 31/01/2014 .

2) Nella cella C6 invece scriviamo una formula che faccia la sottrazione tra la data in verde e quella in giallo, in modo da sapere a quale giorno dell'anno corrisponde  il 31/01/2014.

3) Il risultato è 31.

 

4) Se cambiamo la data a nostro piacimento ad esempio 25/10/2014, la formula fà di nuovo la sottrazione e ci restituisce il risultato, che in questo caso è 298.

Spesso questa indicazione è presente nei calendari, ma all'occorrenza con questo metodo possiamo sapere celermente a quale giorno dell'anno corrisponde la nostra data.

Come creare delle etichette con EXCEL, come stampare etichette con EXCEL

In EXCEL è possibile stampare delle etichette da noi impostate.

Per creare o stampare delle etichette con EXCEL procedere come segue.

In commercio vendono dei moduli in formato A4 di etichette su cui poterci stampare sopra con il computer, esistono dei programmi appositi oppure Word , che si possono utilizzare a tale scopo, ma anche in EXCEL è possibile predisporre un foglio che ci consenta di stampare a nostro piacimento delle etichette personalizzate.

Tra i vari modelli che mi è capitato di vedere ne ho scelto uno formato A4 da 33 etichette per foglio , praticamente tre colonne da 11 etichette .

1) Quindi per prima cosa mettiamo la cornice ad un numero di caselle equivalenti alle etichette che vogliamo stampare, in questo caso 3 colonne per 11, 33 celle in totale . In questo modo abbiamo determinato quali sono le celle corrispondenti alle etichette.

2) Se facciamo un'anteprima di stampa, vediamo che il risultato è molto lontano da quello che ci serve, cioè avere una corrispondenza tra le celle e le dimensioni delle etichette.

3) Quindi torniamo alla tabella e selezioniamo le tre colonne contemporaneamente e con il mouse determiniamo la larghezza, ad esempio circa 32.

4) Dopo selezioniamo con il mouse tutte le righe contemporaneamente, e sempre con il mouse mettendoci tra una riga e l'altra come abbiamo fatto per le colonne, determiniamo l'altezza delle righe , ad esempio circa 70.

5) Se adesso andiamo nell'anteprima di stampa, il risultato è molto piu vicino a quello che ci occorre, quindi mettiamo tutti i margini a zero e impostiamo Centra nella pagina Orizzontalmente e Verticalmente mettendo il flag.

6) Il risultato adesso dovrebbe essere abbastanza soddisfacente.

7) Torniamo nella tabella e scriviamo qualcosa nelle celle per fare una prova.

8) Vediamo l'anteprima di stampa e il risultato sembra corrispondere alle nostre esigenze.

Adesso dobbiamo fare alcune prove e vedere se quello che vediamo nell'anteprima di stampa corrisponde all'allineamento effettivo delle etichette, quindi l'unica soluzione è fare alcune stampe e se l'allineamento non va bene correggere un po la larghezza delle colonne o l'altezza delle righe, fino ad arrivare ad una perfetta sovrapposizione delle celle alle etichette.

Per non sprecare fogli di etichette io faccio delle stampe di prova su normali fogli A4, e poi sovrappongo in controluce la stampa al foglio delle etichette, per verificare che tutte corrispondano perfettamente.

Una volta raggiunto il risultato togliamo la cornice alle celle utilizzate come etichette e iniziamo a scriverci dentro effettivamente cosa ci serve, un codice un indirizzo, un nome ecc. e possiamo iniziare la nostra stampa di etichette personalizzata con EXCEL.

Può sembrare un metodo difficile, ma in realtà con qualche stampa di prova e un pò di attenzione , si arriva presto al risultato , io ancora oggi stampo etichette di vari modelli e dimensioni con file creati anni fà.
Il vantaggio di questo metodo è che possiamo personalizzare molto le etichette, oppure sfruttare le formule di EXCEL per popolare il contenuto delle celle che poi stamperemo come etichette.

Come si tolgono i duplicati da un elenco EXCEL

Con EXCEL è possibile togliere da un elenco i doppioni o duplicati .

Per togliere da un elenco EXCEL i valori duplicati e mantenere i valori univoci, procedere come segue :

1) Ad esempio abbiamo un elenco di nomi che si ripetono, ma a noi serve avere l'elenco univoco e vogliamo togliere tutti i doppi , quindi eliminare i nomi ripetuti.

Quindi selezionare l'elenco di nomi e dalla scheda DATI cliccare sul comando Rimuovi duplicati.

2) Cliccare su OK per confermare, se la lista contiene un titolo in alto mettere il flag v sulla casellina Dati con intestazioni, ( se vogliamo mantenere il titolo in alto ), ma in questo caso non occorre perchè vogliamo far analizzare tutto l'elenco.

3) Il sistema ci comunica la rimozione dei duplicati.

4) Il risultato è una lista pulita dai duplicati o nomi doppi e EXCEL ci ha fatto un nuovo elenco univoco dei nostri dati.

La stessa cosa si può ottenere anche con dei codici o altro.

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Come identificare valori doppi o duplicati in una tabella EXCEL