Come si crea una Query con Access

Creare una query di Access è un'attività che dobbiamo imparare a gestire per utilizzare il database.

Ma cosa è una Query? si tratta di uno strumento che consente di estrarre alcuni dati da una tabella di archiviazione.

Per creare una Query in Access occorre procedere come segue:

1) Ad esempio partiamo da una Tabella già creata, dove abbiamo scelto di archiviare dei nomi con indirizzo, Numero di telefono e Città.

Cliccando su "Visualizza" appare la tabella con i dati archiviati (nomi, indirizzi,città ecc.).

2) In questo elenco ci sono una serie di nomi indirizzi e città, da cui vogliamo estrarre le informazioni.

3) Per creare una query basta cliccare su "Crea" e su "Struttura query".

4) In questo modo appare una maschera di dialogo dove possiamo scegliere la "Tabella1" cliccando su "Aggiungi" e poi "Chiudi".

In questo modo abbiamo deciso che vogliamo includere i dati della Tabella1 nella nostra Query.

5) A questo punto dobbiamo cliccare sui vari elementi che vogliamo includere nella nostra Query di Access, come ad esempio "Nome" e "Indirizzo" e clicchiamo su "Visualizza".

6) Il risultato che otteniamo è un elenco dei soli nomi e indirizzi, cosi come avevamo indicato nella Query.

7) Questa è stata una semplice estrazione, adesso proviamo a farne un'altra più interessante.

Clicchiamo su "Visualizza struttura" in modo da poter modificare la struttura della nostra Query.

8) Adesso che siamo tornati nella struttura della Query possiamo scegliere un'altro campo di ricerca da aggiungere "Città".

Clicchiamo su Città e sotto si aggiunge nella tabella insieme a Nome e indirizzo.

9) Nel campo "Criteri" sotto Città possiamo scrivere un criterio di ricerca, ad esempio vogliamo vedere solo i risultati di una città specifica, ad esempio Napoli.

Quindi scriviamo qui Napoli e clicchiamo su "Visualizza".

10) Il risultato che otteniamo è proprio quello che volevamo, cioè vedere solo i Nomi e indirizzi che hanno come città Napoli.

Questo è un semplice esempio di quello che può fare Access, la sua potenzialità è enorme, basta mettere in relazione Query e Tabelle per estrarre i dati a nostro piacimento.

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Per individuare i doppioni, duplicati o doppi inseriti in un foglio EXCEL, procedere come segue:

1) Abbiamo un'area o tabella dove abbiamo inserito sia dati di testo che numeri e abbiamo la necessità di capire se ci sono dei dati doppi, cioè inseriti due o più volte.

2) Quindi selezioniamo con il mouse tutta l'area interessata, poi clicchiamo su "Formattazione condizionale" , "Regole di evidenziazione celle" e infine su "Valori duplicati".

Il sistema ci propone una finestra di dialogo dove scegliamo "OK".

3) Il risultato che otteniamo è quello di avere evidenziate tutte le celle dove ci sono dei dati che sono ripetuti due o più volte, sia essi siano testo o numeri.

Scegliendo OK abbiamo accettato i colori che il sistema ci ha proposto automaticamente, ma avremmo potuto scegliere un colore diverso delle celle, oppure il testo o la cornice della cella in rosso.

In questo modo abbiamo ben evidenziate le celle contenenti i valori o testo presenti due o più volte nell'area prescelta e possiamo farne l'uso che meglio crediamo.

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Come si crea una tabella in Access

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In Access è necessario creare una o più tabelle per costruire il Database.

Vediamo di seguito come si crea una tabella in Access:

1) Come prima cosa andiamo su "Crea" e clicchiamo su "Struttura tabella".

2) In questo modo appare la struttura della tabella1 che vogliamo creare; qui abbiamo due colonne "Nome campo" e "Tipo dati".

3) In questa struttura tabella iniziamo a decidere quali campi vogliamo creare, di solito come prima cosa determiniamo il campo ID, cioè la chiave primaria.

La chiave primaria occorre a determinare in maniera univoca il record che viene registrato nella tabella.

Ad esempio ogni riga della tabella può essere utilizzata per scrivere un nome che rappresenta il nostro record.

Pertanto come nome di campo abbiamo scelto "Nome", e come tipo di dati "Numerazione automatica".

Numerazione automatica significa che ad ogni singolo record (riga), verra assegnato un numero progressivo a partire da 1, 2, 3, ecc..

4) Per determinare la "Chiave primaria" basta selezionare il campo "Nome" e cliccare su Chiave primaria, che ha come simbolo proprio una chiave.

5) In questo modo di fianco al nome appare il piccolo simbolo della chiave, questo significa che abbiamo battezzato questo campo come Chiave primaria ID.

6) Dopo aver inserito la "Chiave primaria" (numero progressivo di record o riga), andiamo a determinare il primo campo che vogliamo nella nostra tabella "Nome", come tipo di dati "Testo" in quanto trattasi di nomi.

7) Allo stesso modo aggiungiamo Indirizzo e Numero di telefono, utilizzando sempre come tipo di dati sempre testo.

Da notare che anche per il numero telefonico abbiamo scelto testo anche se trattasi di un numero, (questo perché non dobbiamo farci calcoli).

8) A questo punto abbiamo deciso quali saranno i campi della nostra tabella e possiamo cliccare su "Visualizza", il sistema ci chiede di salvare la Tabella e noi clicchiamo su "Si" a conferma.

9) Il sistema ci propone un nome "Tabella1", clicchiamo OK e la tabella è salvata.

10) Adesso che abbiamo salvato sulla sinistra appare la nostra Tabella1, e sulla destra la prima riga (record) della nostra tabella.

11) Qui possiamo scrivere direttamente il nostro record (la chiave primaria ID ha assegnato il n°1 alla prima riga, 2 alla seconda ecc), in questo modo stiamo popolando direttamente la nostra tabella.

12) Cliccando su "Visualizza" (in alto a sinistra), possiamo vedere o la "Struttura" cosi come l'abbiamo creata, oppure il "Foglio dati" (che è la nostra tabella dati.

13) In questo modo siamo tornati alla visualizzazione della struttura che abbiamo creato, qui possiamo vedere quali campi abbiamo creato e se vogliamo possiamo modificarli o aggiungerne altri

Questo è solo un primo passo per iniziare ad approcciarci ad Access, iniziare a creare le tabelle ci aiuta a comprendere la logica di costruzione del Database con Access.

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A cosa serve Access, come si usa Access

Access è un programma Microsoft come Excel, Word, PowerPoint ecc.

Access è un'applicazione che si utilizza per la costruzione di Data Base strutturati, quindi per archiviare e gestire un'insieme di dati anche molto numerosi.

Un esempio classico di raccolta dati è l'elenco telefonico, oppure un archivio di dati anagrafici o un insieme di codici materiali con le caratteristiche tecniche ecc.

Diciamo che ogni volta che abbiamo la necessità di raccogliere una serie di informazioni, anche molto numerose, abbiamo la necessità di utilizzare Access.

Anche con Excel possiamo gestire un insieme di dati, ad esempio popolando una tabella del foglio elettronico, però questo modo di gestire i dati ha dei limiti.

Quando i dati diventano molto numerosi il foglio elettronico fa fatica a gestire i dati, o addirittura si blocca.

Inoltre con Excel risulta più difficile la consultazione dei dati archiviati.

Access invece è strutturato per archiviare, gestire, modificare, interrogare i dati archiviati ecc.

L'approccio con Access è un po meno immediato e intuitivo rispetto Excel, il foglio elettronico è più semplice da utilizzare, in fin dei conti si manifesta subito nella sua struttura, c'è un grande foglio in cui scrivere e si devono imparare i comandi per utilizzare i dati.

Access necessità di un impegno maggiore, occorre entrare nella logica della costruzione del Database prima di vederne i frutti, però una volta costruito il database ben strutturato avremo uno strumento molto potente e versatile.

Il Database di Access è costituito da molti parti strutturali che ne determinano la struttura portante.

I principali componenti del Database di Access sono :

• Le Tabelle
• Le Query
• Le Mascere
• I Report

Nei prossimi post andremo a vedere come si costruiscono e a cosa servono.